Prospecção Outbound: Dicas para seu time de vendas (Playbook de prospecção)

Prospecção Outbound: Considerado por muitos como a chave do sucesso para ter um time escalável dentro da sua empresa, este artigo fala um pouco sobre esse modelo de prospecção.

 

Mostraremos a seguir, alguns processos básicos que a sua empresa deve seguir para evoluir seu time comercial e criar mais oportunidades de vendas.

 

Se você faz parte de um time comercial, se atua gerenciando uma equipe de vendas ou até mesmo é o CEO da empresa precisa estar atento às ações de prospecção da sua empresa para que possam vencer os desafios e colocar as metas no bolso.

 

 

Elementos-chave do playbook para vendas Outbound

 

• Todo processo tem um período de adaptação, certo?

 

Em termos de sucesso esse item passa a ser obrigatório, por tanto, não queira queimar a largada.

Sabe qual o motivo?

As pessoas do seu time precisam conhecer a fundo sobre o seu negócio e entender como a sua empresa se posiciona e atua, saber qual é o perfil de cliente ideal (ICP) que sua empresa procura para focar em quem tem mais chances de consumir aquilo que você oferece.

 

Em um período médio de 30 dias, alinhe sua equipe de qualificação, supervisão e prospecção com todas as informações possíveis sobre seu negócio.

 

• Elemento de qualificação

 

O foco é primordial! Entenda profundamente o mercado que seu time irá prospectar, mapeie quem é o contato-chave (papel de decisão, cargo, e-mail, telefone).

 

Faça uma lista com as características das empresas que seu time irá prospectar. Revise-a e aprove antes de iniciar seu processo de captação Outbound.

 

Saiba o que é “rampeamento” ou tempo de adaptação

 

A “rampagem” ou tempo de adaptação é um termo utilizado na área de vendas para mapear o tempo necessário que uma pessoa recém contratada leva até que ela consiga bater a meta com certa regularidade.

 

O tempo de rampeamento deve ser pensado de acordo com a complexidade do tipo de venda que sua empresa executa, ticket médio e processo de vendas.

 

Para garantir que haja uma evolução constante, defina metas menores no início do processo e participe ativamente para medir como está o desempenho ao longo da jornada.

 

Não foque em querer resultados rápidos logo no primeiro mês. A melhor coisa que se faz é implementar qualidade no processo pois desta forma, ao longo do tempo, conseguiremos enxergar a eficiência.

 

O tempo que se leva para que o profissional consiga bater 100% da meta com regularidade é chamado de “ramp-up”.

 

Exemplo de rampeamento:

 

 

Crie uma rotina de sucesso

 

No processo de prospecção Outbound, não devemos controlar a quantidade (calma gafanhoto), mas sim, a qualidade.

 

Infelizmente ainda vemos muito a cultura dos vendedores que acreditam que a prospecção Outbound é muito mais QUANTIDADE do quê QUALIDADE.

 

Se tivermos um padrão de qualidade e fizermos nossa parte de executar o mínimo diário de prospecção, certamente atingiremos nossa meta como empresa (Time). É questão de matemática pura.

 

Experimente quebrar suas metas de vendas em atividades essenciais diárias necessárias. Desta maneira, é possível identificar se o problema está na quantidade (número de atividades) ou na qualidade (foco no processo correto).

 

Vejamos um exemplo:

 

A meta da sua empresa é X para esse próximo ano. Significa que devemos converter X/12 novos negócios por mês ou K negócios a cada Y dias em média.

 

Nesse exemplo a sua rotina de trabalho comercial diária necessária para atingir sua meta é:

 

• Z Ligações frias de prospecção
• Y Ligações para empresas interessadas – X% de conversão para uma reunião de apresentação
• H Ligações eficientes

 

Separando o dia em blocos nós teremos o seguinte cenário:

• Zh em prospecção
• Yh em calls, preparação de calls e FUPs
• Hh em FUPs com os deals mais avançados do funil

 

Podemos ter o seguinte cenário para duração média das atividades:

• Pesquisa em sistemas e sites – 30 minutos
• Ligação de conexão – 5 a 8 minutos
• Envios de e-mails – 50 minutos ou mais

 

Dicas: Evite alocar seu tempo de ligações nos horários próximos do almoço – especialmente entre 12h e 14h. É um horário ruim para conexões.

Durante esse período, foque em atividades como estudo e preparação para reuniões agendadas ou envio de e-mails.

 

Criar as Personas do seu negócio

 

A buyer persona é uma forma simples de documentar e identificar as principais características de um consumidor da sua empresa. Provavelmente você terá alguns perfis que possuem mais conexão com aquilo que a sua empresa oferece. Encontre-os e trace seu perfil.

 

Isso é de alto valor para que o Marketing possa atingir e despertar o interesse em pessoas semelhantes e para vendas entender mais profundamente o que é relevante para o público que se atende.

 

Quanto mais profunda for a sua pesquisa, mais assertivo será o resultado final da criação das suas personas.

 

Exemplo:

 

• Características geográficas
• Vertical de mercado (área da saúde)
• Faturamento / Renda (acima de 1M ano)
• Número de funcionários (acima de 30 funcionários)
• Tecnologia que utilizam (utilizam CRM e RD Station integrados)
• Cargo / posição na empresa (C-level, Diretor MKT, Gestor)
• Desafios que encontram diariamente e que podemos ajuda-lo
• Onde buscam informações? (Blogs, sites, revistas, jornais)
• Quais são os critérios de decisão? (preço, duração serviço, suporte, atendimento, funcionalidades)
• Objetivos com a sua empresa (o que esperam melhorar comprando de você)
• Objeções durante o processo de compra (Argumentos contra o produto ou serviço)
• Fatores de resistência ao uso (situacionais, cultura da área, adesão dos gestores)

 

Quais são as origens dos Leads da prospecção Outbound

 

Antes de prospectar é preciso saber para quem prospectar. Vamos entender de onde vem o combustível dos SDR’s, ou seja, os Leads.

 

Antes, entenderemos um pouco mais sobre essa terminologia.

 

Leads Outbound – são aqueles onde sua área de prospecção é responsável por encontrar os potenciais clientes através de construção das próprias listas com estratégias off-line.

 

Nesse modelo de prospecção Outbound, os leads em geral possuem um bom perfil (ICP), já que foram minerados pelo setor de qualificação.

 

As origens desses leads normalmente vêm de bases de dados já existentes, novas bases de dados construídas através de softwares que fornecem dados estruturados, pesquisas na internet.

 

 

Processo de prospecção Outbound

 

Valoriza um bom processo, mapeie tudo que for possível e extraia insights em diversas etapas para que obtenha pequenas melhorias ao longo do processo.

 

A ausência de um processo claro de prospecção é como aquele time que entra em campo sem um esquema tático definido.

 

Você deve conhecer e focar em como o cliente compra e não nas atividades que você faz (ligação, agendamento, demonstração, proposta e fechamento).

 

Por quê disso? Se o processo for focado nas suas atividades, o cliente nunca vai saber qual será o próximo passo.

 

Dessa maneira, sua equipe poderá ter a sensação de que o prospect está mais perto da compra do que ele realmente está (expectativa X realidade), e isso é muito ruim para suas taxas.

 

Exemplos:

 

Na call de conexão o objetivo é descobrir se o prospect tem potencial para aproveitar os benefícios e reconhece a necessidade de se mover agora.

 

Portanto essa será uma conversa rápida, onde precisaremos fazer um diagnóstico rápido e propor, a quem tiver potencial e reconhecer interesse, um diagnóstico mais aprofundado.

 

Na call de necessidade nosso objetivo é explorar as necessidades do prospect, aprofundando através do SPIN Selling as informações obtidas fazendo com que os problemas enfrentados sejam dignos de mudança agora.

 

Ao final, o objetivo é que, se o prospect reconhece a necessidade, os impactos dela e quer se mover em direção à eliminação do problema, você leve-o para uma reunião de solução.

 

O processo deve ser centrado no cliente

 

Sabemos que o processo todo de prospecção outbound é focado no processo de organização, planejamento e ação.

 

Atente-se aos “gatilhos de passagem” (condições mínimas que um lead deve atingir para ser passado para o próximo passo – defina-os).

 

Isso é importante porque garante que todos os leads de uma determinada etapa estão no mesmo momento de compra. Dessa forma, fica muito mais fácil trabalha-los com a melhor experiência possível.

 

Além disso, cumprir os gatilhos corretamente permite ao gestor identificar onde está o gargalo (Processo onde mais se perde leads) no processo de vendas.

 

Isso, por sai vez, permite aumentar as taxas de conversão entre as etapas.

 

Exemplo:

 

O gatilho de passagem entre a etapa de conexão e a etapa de necessidade é o lead reconhecer que tem um problema.

Se ele não verbalizar que ele concorda que há uma oportunidade de melhoria, que o problema X é impactante na operação da empresa dele ou algo semelhante ele não reconheceu.

 

Portanto, não se deve seguir adiante com aquele lead.

 

Conheça as etapas do processo de prospecção Outbound

 

Divida em etapas seu processo para conseguir medir a sua eficiência de uma forma melhor.

Lembre-se que, para que o processo de prospecção seja centrado no cliente, as etapas a seguir devem ser sempre levadas em conta.

 

Etapa de Pesquisa

 

Tem o objetivo de validar as informações dos leads recebidos e ter o entendimento de que se faz sentido seguir com a prospecção ou não.

 

Exemplo: Caso seja identificado que o lead não se beneficiará com a sua solução por conta do modelo de negócio de ambos.

Dessa forma é preferível nem avançar para não perder tempo e prejudicar a experiência do prospect com a sua empresa.

 

Se após fazer a pesquisa e ter o entendimento de que faz sentido avançar com o lead, pesquise informações que vão possibilitar agregar valor, construir uma abordagem mais contextual e construir um Rapport já no primeiro contato.

 

Analise as redes sociais, veja os assuntos pelo que o prospect se interessa e obtenha informações desejadas para esse objetivo.

 

O gatilho para passagem do gatilho de pesquisa para prospecção é:

 

Lead atende às condições de acordo com Marketing.

 

Etapa de prospecção dentro do processo de Outbound

 

Tem o objetivo de conseguir contato com o prospect. Para aumentar as chances de contato, é imprescindível não desistir muito rápido, nem gastar tempo demais tentando conectar com quem não vai te atender.

 

O que baliza tudo isso é o seu ticket médio. Ele dará um norte para saber quantas tentativas são necessárias e válidas para seu processo.

 

É importante alternar as tentativas e a cadência entre telefone, e-mail e social points.

 

O gatilho para passar de prospecção para conexão é:

 

Cadência de contato permitiu falar com o prospect correto.

 

 

E-mails de prospecção dentro do processo de Outbound

 

E-mails ainda são uma das melhores estratégias para seu time de prospecção. Porém, eles precisam possuir uma série de características para que aumentem as chances de se conectar com seu público.

 

• Devem ser curtos
• Rápidos e claros
• Possuir um contexto
• Ter um único call to action (chamada para ação)
• Ser focado na DOR da sua persona
• Utilizar a linguagem adequada à persona
• Agregar valor rapidamente

 

Exemplo: Foco no benefício inicial

 

Assunto: [sua empresa] + [empresa do prospect]

Oi FULANO, tudo bem?

[SEU NOME] da [SUA EMPRESA] aqui.

 

Tenho falado com empresas TOP performance em vendas da área [TEMA DE INTERESSE].

A [SUA EMPRESA] ajuda [TIPO DE EMPRESA DO PROSPECT] a conseguir escalar os resultados normalmente em 30% menos tempo com a solução X.

 

Se isso parecer útil para você, eu posso te explicar em detalhes como eles conseguem atingir esse resultado. Podemos agendar um bate-papo rápido?

 

Exemplo: Ressaltando um concorrente

 

Assunto: [NOME DO PROSPECT], existe uma oportunidade de melhoria na [AREA DE INTERESSE]!

 

Olá, [NOME DO PROSPECT], tudo bem?

Olhando rapidamente o site da sua empresa notei que a [NOME DA EMPRESA] se parece muito com muito dos tipos de clientes que ajudamos atualmente.

Recentemente, ajudamos a [EMPRESA CONCORRENTE] a obter o Resultado X.

 

[NOME DO PROSPECT], vamos agendar um bate-papo de 10 minutinhos para eu te explicar como fizemos isso? Qual o melhor horário para você?

 

Exemplo: Break-up e-mail

 

Assunto: Um obrigado da [NOME DA SUA EMPRESA]

 

[NOME DO PROSPECT],

Tentei algumas vezes entrar em contato contigo a respeito de [META DE NEGÓCIO]. Como não consegui o contato, acredito que este não seja o melhor momento.

Nesse meio tempo, te enviei alguns materiais que servem de início para atacar o problema de [PRINCIPAL DESAFIO DO NEGÓCIO].

• Link artigo 1
• Link artigo 2
• Link artigo 3

No futuro, se fizer sentido, podemos voltar a nos falar sobre este assunto. Basta agendar um horário AQUI.

Estou disponível para ajuda-los.

Abraços 😊

 

Passos da cadência de prospecção Outbound

 

Para garantir um processo excelente, é necessário fazer diversas tentativas de contato com o prospect, em diversos canais, tais como: Telefone, Celular, E-mail e Social.

 

Mas como saber qual é a sequência de atividades com mais chances de conseguir um contato com o seu prospect?

 

Temos que ter uma cadência pré-definida!

 

Para construir uma, levamos em consideração cliente por cliente, nada de utilizar algo padrão.

 

Veja abaixo um exemplo de cadência médium touch (adequada para tickets intermediários).

 

Exemplo:

 

• Ligar para telefone fixo e adicionar no LinkedIn (primeiro dia);
• Enviar um e-mail (primeiro dia)
• Ligar telefone fixo (dia 1)
• Ligar telefone celular (dia 2)
• Enviar e-mail (dia 2)
• Ligar telefone fixo (dia 4)
• Enviar e-mail (dia 6)
• Contato via rede social (dia 8)

 

Como fazer a etapa de Conexão

 

As características de uma boa call de conexão é ser rápida, entregar valor logo de cara e qualificar o lead.

 

Como é uma primeira conversa que acontece nesta etapa, é necessário validar as informações vindas do Marketing e qualificar a base em critérios objetivos que demonstram se o lead tem perfil de compra ou não.

 

Exemplo: Informações de informações para se validar na conexão

 

– Tempo (de pessoas que usarão a sua solução)

– Necessidade (o que a sua empresa consegue resolver)

– Maturidade (conhecimento mínimo no tema que a sua solução atua)

– Prioridade (resolver o problema é uma prioridade atual da empresa do lead)

– Interesse (o próximo passo) em marcar reunião

 

O gatilho de passagem da etapa de conexão para necessidade é:

 

O lead afirmar que tem um problema e que é prioridade resolver agora.

 

Cardápio de Perguntas no processo de prospecção Outbound

 

Serve para ser utilizado como treinamento e construção de um pitch personalizado. Jamais utilize-o como um roteiro pré-definido.

Definir um script fechado robotiza a ligação, prejudica a experiência do prospect, demonstra falta de prepara por parte do vendedor e falta de interesse verdadeiro na realidade do prospect.

Tenha uma base de perguntas, mas nunca se torne refém delas. Elas servem de guia para uma primeira interação, mas uma vez que o prospect disse algo, você deve explorar, mapear cenários, questionar os porquês, etc…

 

Motivos de perda dentro o processo de prospecção Outbound

 

Existem vários fatores que precisam ser mapeados dentro do seu processo de prospecção. Vamos ver alguns dos principais aqui:

 

• Perder o contato com o Lead
• Sem FIT
• Sem Budget disponível
• Não é prioridade (dor fraca)
• Não se comprometeu com um avanço
• Não foi feito um diagnóstico correto e foi apresentado uma solução pouco aderente

 

A etapa da Necessidade

 

O objetivo nesta etapa é explorar necessidades do prospect e garantir que resolvê-las é uma prioridade no momento. Saber se realmente é uma dor latente que possui consequências graves para ele e sua empresa.

 

Aqui temos que levantar os problemas que o lead abordo na etapa de conexão, fazer um diagnóstico profundo da empresa, fazer perguntas de impacto para que o lead reconheça que esses problemas são prioritários e urgentes (ou não).

 

É extremamente importante sair dessa etapa com o lead entendendo que a sua empresa pode resolver um problema importante para eles e que ele tem interesse em conhecer a solução e forma com que sua empresa fará para resolver isto.

 

Você deve levantar todas as informações referentes ao processo de decisão dentro da empresa dele. Quem são as pessoas envolvidas nesse processo (quem assina, quem influencia, quem atrapalha), quais são os melhores dias para pagamento, quebrar todas as objeções, criar o senso de urgência.

 

O gatilho de passagem da etapa de necessidade para a etapa de solução é:

 

Lead comprometido em trazer demais decisores (se existir) para a call de solução.

 

Etapa de solução dentro do processo de prospecção Outbound

 

A etapa de solução é uma etapa muito importante dentro de todo o processo. Aqui você vai apresentar como seu produto / serviço ajudará o prospect acabar com a dor latente dele.

 

Ela pode ser feita de diversas formas: Demonstração do produto, construção de um plano de ação, apresentação de um case de sucesso com as mesmas características das dores do lead, envio da proposta (não sem antes apresenta-la).

 

A demonstração é como um provador de roupas. Você mostra exatamente como ficará o produto no corpo do seu lead e não de uma forma genérica em um manequim que possui medidas e formas bem diferentes.

 

Independentemente do formato de apresentação escolhido, exalte todos os benefícios da sua solução:

 

• Os principais benefícios da sua solução para quem está adquirindo;
• Mostre que faz sentido na prática para ele;
• Que ele sairá da situação atual e irá para um novo memento com a empresa dele;

 

Aqui não se fala de funcionalidades e sim de benefícios.

 

Portanto, mapeamos como cada produto / serviço consegue resolver cada possível dor do prospect.

 

Evite frases como: Com nosso produto você pode … Meu produto é bom para …

Utilize frases como: Vou te mostrar como resolver o problema X que você disse ter em nossa conversa e que sua empresa poderia perder Y por conta disso (impacto negativo) de uma forma simples com a nossa solução …

 

O gatilho de passagem da etapa de solução para a etapa de fechamento dentro do processo é:

 

Faz sentido a nossa solução para ajudar a sua empresa resolver o problema X? SIM

Você gostaria de acrescentar algo em cima daquilo que foi apresentado hoje? NÃO

Você entendeu (ficou claro) que nossa solução vai ajudar você a resolver esse principal problema (DOR LATENTE) de uma forma simples? SIM

 

Lidando com objeções durante o processo

 

É super natural receber objeções durante o processo todo. Mas lembre-se, quanto mais rápida a objeção for quebrada (no início do processo), melhor o resultado final.

 

Veja uma boa estrutura para lidar com as objeções quando elas aparecerem no processo de prospecção Outbound:

 

Mostrar Gratidão: Agradecer pelo feedback e contornar posteriormente.

Empatia: Se colocar no lugar do prospect e externar o sentimento.

Descoberta: Fazer perguntas mais profundas até chegar no problema raiz.

Confirmar: Ter certeza que aquela é uma objeção raiz.

Demonstrar valor: Esclarecer o benefício > Objeção, por exemplo, valor percebido pelo prospect > preço.

Provas: Tranquilizar o prospect que os riscos em contratar sua solução são muito baixos.

 

Alguns artigos complementares que podem ajudar no processo de prospecção:

Tudo sobre gatilhos mentais dentro do processo de vendas

A importância de um CRM para o aumento de vendas

Conheça os principais aplicativos para potencializar suas vendas

O que é Sales Engagement e como aplicar na sua empresa

 

Conclusão sobre a prospecção Outbound

 

Podemos ver que estas dicas nos fazem refletir sobre como estamos operando no automático e, às vezes, de forma equivocada.

 

O ideal é sempre fazermos treinamento com nossa equipe comercial através de “roleplays” diários para quebra de objeções e ajustes no discurso.

Dessa forma, seu time ficará cada vez mais afiado e com toda certeza irá criar mais oportunidades de agendamento de reuniões com pessoas que possuem o perfil ideal de cliente para a sua empresa.

 

Procure ter ferramentas para fazer um acompanhamento diário, semanal e mensal do seu time de vendas. Utilize um CRM e conecte softwares de inteligência para criação de listas mais assertivas durante o processo de prospecção Outbound.

 

A Agência Next4 é especialista em estratégias de captação de Leads para Vendas através do funil em Y (Inbound + Outbound).

 

Fale agora com um especialista e entenda como podemos ajudar a sua empresa a atingir o próximo nível.

 

Com mais de 16 anos de experiência de Mercado, atuamos juntos aos nossos clientes com uma equipe multidisciplinar em diversas frentes, atingindo assim, a melhor performance dentro dos canais.